Mail, iş hayatında en yoğun kullanılan bir yazılı iletişim biçimidir.
Bu iletişim aracının doğru kullanılması sizin etkinliğiniz, prestijiniz ve sosyalliğinizi doğrudan etkileyecektir.
Öncelikle mailler konuşma dilinde yazılmaz. Sosyal medyada olduğu gibi kısaltmalar ve argo sözcükler kullanılmamalıdır.
Her mailin bir konusu olur ve bu konu kısmında belirtilir.
Yine her mail bir hitap ile başlamalıdır. … Hanım, ….Bey gibi bir giriş içermelidir. Hitapsız atılan her mail karşındakini hiçe saymaktır.
Mailler mümkün olduğunca kısa ve öz olmalıdır. Sohbet eder gibi yazılmamalıdır.
Mailler muhatabına gönderilmelidir. İlgili ilgisiz herkese gönderilen mailler iletişim kirliliğine yol açar ve asıl muhatabı tarafından bile ciddiye alınmayabilir.
Mailin içeriğinde gramer ve yazılım kurallarına dikkat edilmelidir. Bu konudaki özeninizin sizin ilgi, ciddiyet ve yetişmişlik düzeyinizi gösterdiğini unutmayın.
Özel yazışmalarınızı mailler üzerinden yapma hakkınızın olmadığını da bilmeniz iyi olur.
Mailler genelde şirketler tarafından çeşitli şekillerde denetlenebilir ve bu denetlemeye özel yazışmalarının takılmasını kimse istemez.
Yapılan en büyük hatalardan biri de mail yoluyla atışma ve tartışmadır. Özellikle bir çok insanı cc. ye koyarak yapılan bu tartışmaların kazananı olmaz, bilakis herkes kaybeder ve ayıplanır. Ayrıca birine hakaret etmeyi kafanıza koymuşsanız bunu yazılı olarak mail yoluyla yapmak en aptalca seçim olacaktır. Aynı konuda yapılan bir mail yazışmasının açmaza girmesi için 3 defa gidip gelmesi yeterlidir. Bundan sonra mail savaşına dönüşür. Mail savaşının kazananı olmaz. Anlaşamadığınız bir konuda üçüncü maili gördüyseniz iletişimi yüz yüze devam ettirin.
Mail ancak zorunlu durumlarda kullanılmalıdır. Eğer bir konuyu birebir iletişimle çözebilecek, yan masanızdaki arkadaşınıza bir ricanızla iş hallolabilecekse her şeyi maile dökmek bir süre sonra samimiyetsizlik ve art niyet olarak algılanabilir.
Üstlerinizle yazışırken mail dilindeki formel ifade sizi yanlış anlamalardan koruyacaktır. Ses tonunuz ve ifadenizden nasıl bir duygu durumunda olduğunuzu anlamayacaklarından sizin düzgün ve kurallı mailiniz iletişim kazalarının önüne geçer.
Son olarak attığınız maildeki düzen, üslup, içerik ve kalitenin bizzat sizi ele verdiğini unutmayın. Her mail bir etikettir ve etiketiniz kişisel marka değerinizdir.
